Como utilizar seu Arquivo Digital em nuvem com o Google Drive

Introdução

Arquivo digital para corretoras de seguro

Atualmente existem várias empresas que oferecem armazenamento em nuvem gratuitamente, como Google (Google Drive), Apple (iCloud), Microsoft (OneDrive), Dropbox, etc…

Estes serviços oferecem espaço entre 5Gb e 15Gb gratuitamente, e planos pagos com maior capacidade.

Estes serviços foram pensados para que o usuário armazenasse suas fotos e vídeos e o espaço gratuito pode se tornar pequeno dependendo da quantidade de mídia (fotos e vídeos) armazenada, pois os arquivos são sempre muito grandes.

No caso de utilização como arquivo digital de documentos, o espaço gratuito é muito bom, pois os arquivos de documentos (PDF) são arquivos muito pequenos.

Apenas a título de comparação, uma foto tirada com um smartphone atual ocupa aproximadamente 1.500Kb enquanto que uma proposta de seguro armazenada em formato PDF ocupa 85Kb.

Além de estar disponível onde você estiver, manter o arquivo digital em nuvem traz total segurança aos documentos.

Google Drive

Em nosso tutorial vamos mostrar como utilizar o Google Drive. Escolhemos esta plataforma pela sua simplicidade e pelo espaço gratuito que ela oferece, 15Gb.

Em testes com um de nossos clientes, todo arquivo digital ocupou 1,6Gb no Google Drive, ou seja, cerca de 10% do espaço total disponível. Este cliente armazenou na nuvem 8.600 arquivos digitais sendo aproximadamente 6.000 arquivos PDF e 2.600 imagens obtidas através de Scanner.

Em um cálculo aproximado, este espaço seria suficiente para armazenar cerca de 80.000 documentos gratuitamente, uma quantidade que atenderia a grande maioria das corretoras de seguros.

Além disso, o Google Drive possui planos para aumento de espaço por valores muito baixos. Se você optar por aumentar seu espaço gratuito de 15Gb para 100Gb o custo é de R$ 7,00 por mês.

Como funciona?

Para que o arquivo digital do SegFlexNET funcione de forma prática e transparente, vamos utilizar o aplicativo do Google Drive.

Este aplicativo faz a sincronização entre os arquivos armazenados no seu computador com a nuvem de forma automática.

Toda vez que o SegFlexNET grava um arquivo digital na pasta configurada em seu computador, o aplicativo envia este arquivo para a nuvem.

Além disso, se outro usuário coloca um arquivo digital na pasta configurada o aplicativo deste usuário vai mandar para a nuvem e o aplicativo que está na sua máquina vai mandar para a sua pasta local. Tudo de forma automática.

Você só precisa instalar e configurar o aplicativo do Google Drive em todos os computadores que vão usar o arquivo digital.

Como cada computador onde está o aplicativo recebe uma cópia do arquivo, então podemos configurar o aplicativo dos computadores fixos (que não saem da corretora) para utilizarem a mesma pasta na corretora.

Veja o diagrama:

googledrive_01

No diagrama acima, o arquivo digital foi inserido na pasta local utilizando o SegFlexNET no Computador 1.

O aplicativo Google Drive que está instalado no Computador 1 enviou o arquivo local para a Nuvem do Google.

Após isso, os aplicativos do Google Drive que estão instalados nos computadores 2 e 3, receberam uma cópia do arquivo automaticamente.

Neste momento, o arquivo já está disponível nos 3 computadores.

Criando uma nova conta do Google

Para ter acesso ao Google Drive, basta você criar uma conta Google, ou seja, um e-mail do Gmail.

Muito provavelmente você já tenha uma conta Gmail, mas sugerimos que você crie uma nova conta exclusivamente para este propósito, pois terá que deixar esta conta disponível em todos os computadores da corretora.

Para criar a conta basta acessar o site do Google e clicar no canto superior direito da tela no link Gmail.

Na tela seguinte, clicar no botão no canto superior direito da tela Criar uma conta.

Depois é só informar os dados e criar a conta Gmail. Escolha um nome específico para o arquivo digital utilizando o nome da sua corretora, por exemplo: nome_da_corretora_digital@gmail.com.

Instalando o aplicativo do Google Drive

Sugerimos que antes de iniciar o processo de instalação, você crie uma pasta no disco C: para que ela seja usada como pasta local do Google Drive.

Por exemplo, criaremos uma pasta chamada DigitalNuvem.

Após criar a conta Gmail você terá que instalar o aplicativo do Google Drive. Acesse o link https://www.google.com/intl/pt-BR/drive/ para fazer a instalação.

Clique no canto direito superior em Fazer o download.
Então, clique no botão Fazer download para PC.

A instalação é muito simples. Após a instalação, uma sequência de telas (primeiros passos) será aberta.
Será solicitado o endereço de e-mail Gmail que você criou e a senha.
Na etapa (4 de 4) dos primeiros passos, você deverá fazer uma pequena alteração para facilitar sua configuração no SegFlexNET.
Clique em Opções de sincronização conforme mostra a tela abaixo:

googledrive_02

Na tela a seguir, clique em Alterar para mudar a pasta local onde o Google Drive vai armazenar os arquivos. Veja a tela:

googledrive_03

Selecione a pasta que você criou conforme sugerimos, em nosso exemplo C:\DigitalNuvem conforme mostra a tela abaixo:

googledrive_04

Para finalizar, clique no botão Iniciar sincronização. Veja tela:

googledrive_05

Se você já tem um outra pasta com todos seus arquivos digitais. Basta copiar o conteúdo para a pasta que você criou para o Google Drive (em nosso exemplo C:\DigitalNuvem) e todos os arquivos serão enviados para a Nuvem do Google.

Dependendo da quantidade de arquivos, o envio pode demorar. Sugerimos que você faça isto em uma máquina com boa velocidade de internet.

Apontando o SegFlexNET para a Pasta do Google Drive

Agora você só precisa entrar no SegFlexNET e escolher a pasta do Google Drive como sua pasta do Arquivo Digital.

Acesse o SegFlexNET e vá até a Guia Manutenção. Então encolha a opção Pastas Digitais como mostra a tela abaixo.

googledrive_06

Na tela de seleção das pastas, escolha a pasta do Google Drive para as opções Pasta do Arquivo Digital no Servidor e Pasta do Arquivo Digital Local, clicando nos 3 pontos (…) ao lado de cada um dos campos, conforme mostra a tela abaixo:

googledrive_07

Pronto! Seu SegFlexNET já está pronto para usar o sistema de arquivos Google Drive e você poderá acessar seus arquivos digitais de qualquer local.

Você deve instalar e configurar o Google Drive e o SegFlexNET em todos os computadores que vão usar o arquivo digital.

Esta opção poderá ser utilizada tanto na versão em nuvem como na versão local do SegFlexNET.