ARQUIVO DIGITAL

googledrive_08O arquivo digital está cada vez mais presente nas corretoras de seguros, uma maneira moderna e rápida de ter acesso aos dados do cliente.

Hoje a maioria das seguradoras já disponibilizam seus documentos (apólice, vistoria, aviso de sinistro, etc) em formato digital (pdf).

O SegFlexNET conta com um sistema completo para armazenamento desses documentos digital, eliminando arquivos de papel e facilitando a visualização, compartilhamento e envio de documentos por email.

Muito mais que simplesmente colocar imagens e arquivos PDF no sistema, como outros softwares disponíveis no mercado, o SegFlexNET é uma ferramenta para manipulação organizada de arquivos digitais de todos os formatos.

Arquivos digitais organizados por assunto

A corretora terá seus arquivos digitais organizados de forma lógica e coerente.
Se você procura uma apólice de um determinado seguro, por exemplo, você escolhe o cliente e o seguro em questão, escolhe a vigência que você procura e clica no ícone do arquivo digital, então somente os documentos (proposta, apólice, vistoria, questionário de perfil, etc…) referentes a vigência escolhida serão exibidos.

Veja abaixo alguns exemplos do que pode ser armazenado por grupos:

  • Corretora – Contrato social, CNJP, SUSEP, documentos dos sócios, CCM
  • Produtos – RG, CPF, comprovante de endereço
  • Seguradoras – Lista de postos de vistoria, lista de ramais, formulários/propostas, condições gerais de produtos, resumos de rede credenciada
  • Clientes – RG, CPF, CNPJ, CNH, comprovante de endereço, foto, certidão de nascimento, certidão de casamento, e-mails
  • Seguros – Apólice, vistoria, questionário de perfil, cópia de cheques
  • Sinistros – Boletim de ocorrência, aviso de sinistro, orçamentos para reparo, vistoria de sinistro, emails referentes ao sinistro
  • Pagamentos ao Produtor – Comprovante de pagamento de comissão ao produtor como cópia de cheque, recibo, comprovante de transferência bancária
  • Contas a Pagar – Comprovante de pagamento, comprovante de transferência bancária, cópia de cheque.

Benefícios

São muitos os benefício com a utilização do arquivo digital para sua corretora, abaixo vamos relacionar alguns:

  • Agilidade no atendimento ao cliente tornando sua corretora mais eficiente e competitiva
  • Redução de tempo para localização de documentos
  • Redução de espaço físico com arquivos e pastas
  • Redução de custo com folhas de papéis e impressões
  • Consulta de um mesmo documento por vários funcionários aos mesmo tempo
  • Possibilidade de envio por email de documentos para o cliente
  • Eliminação dos riscos de extravios de documentos
  • Aceita todos os formatos de documentos
  • Ação sustentável com a redução de desperdício de papel

Envio de Documentos por Email

Através do arquivo digital do SegFlexNET, você poderá enviar emails de documentos digitais armazenados, de uma forma profissional e prática.

Imagine que seu cliente ligou e pediu a cópia de uma apólice. Em alguns instantes você poderá enviar o documento digital por email sem ter que passar fax ou scanear apólice, com uma apresentação que irá fazer a diferença.

Dicas para gerar arquivos digitais com tamanho reduzido

Seguindo as dicas abaixo seu arquivo digital vai ficar mais leve, vai ocupar menos espaço e será mais rápido para acesso:

  • Sempre dê preferências a arquivos digitais em formato PDF
  • Documentos gerados através de scanner que não puderem ser em formato PDF, utilize a resolução máxima de 300dpi e salve o arquivo nos formatos JPG ou GIF;
  • Evite utilizar os formatos BMP e TIFF, arquivos gerados com estes formatos ficam com um tamanho muito grande.